Trong thời đại số hóa và thương mại hiện đại, việc sở hữu mã số mã vạch (MSMV) không chỉ là yêu cầu bắt buộc để đưa sản phẩm lên kệ siêu thị, sàn thương mại điện tử mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm hiệu quả và nâng cao tính chuyên nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp mới, nắm rõ thủ tục đăng ký mã số mã vạch sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có.
Tầm Quan Trọng Của Mã Số Mã Vạch Đối Với Doanh Nghiệp
- Xác thực nguồn gốc sản phẩm: MSMV giúp người tiêu dùng truy xuất thông tin sản phẩm rõ ràng và minh bạch.
- Yêu cầu bắt buộc từ đối tác và nhà phân phối: Hầu hết các siêu thị, sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch.
- Quản lý kho và vận hành dễ dàng: Giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng, xuất – nhập hàng nhanh chóng.
- Tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp: Sản phẩm có mã vạch sẽ tạo cảm giác uy tín hơn trong mắt người tiêu dùng.
Các Bước Chuẩn Bị Hồ Sơ Đăng Ký Mã Số Mã Vạch
Trước khi bắt đầu quy trình đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
- Đơn đăng ký sử dụng MSMV (theo mẫu GS1 Việt Nam).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao y công chứng).
- Danh mục sản phẩm cần gắn mã vạch (bao gồm tên sản phẩm, loại, quy cách đóng gói).
Quy Trình Nộp Hồ Sơ Và Nhận Giấy Chứng Nhận
a) Nộp hồ sơ:
- Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng đăng ký trực tuyến tại: https://vnpc.gs1.org.vn
- Cơ quan tiếp nhận: Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
b) Thanh toán phí đăng ký:
- Phí đăng ký ban đầu: từ 1.000.000 – 1.500.000 đồng tùy loại mã.
- Phí duy trì hằng năm: 500.000 – 1.000.000 đồng.
c) Nhận kết quả:
- Sau 3–5 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ và phí, doanh nghiệp sẽ được cấp:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV.
- Tài khoản truy cập hệ thống tạo và quản lý mã vạch sản phẩm.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Đăng Ký
- Đăng ký mã càng sớm càng tốt để tránh trùng lặp hoặc bị giới hạn số lượng mã.
- Kiểm tra kỹ thông tin trong danh mục sản phẩm – đây là căn cứ để cấp mã đúng chuẩn.
- Mỗi loại mã có ý nghĩa và phạm vi sử dụng khác nhau (mã EAN-13, mã nội bộ, mã hộp…).
- Nếu doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ hoặc ngành nghề, cần cập nhật thông tin với đơn vị cấp mã.
Kết Luận Và Lời Khuyên Cho Doanh Nghiệp Mới
Việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là nền tảng cho sự phát triển bài bản của một doanh nghiệp. Đặc biệt với những thương hiệu mới, đây là bước đi giúp bạn khẳng định chỗ đứng và dễ dàng mở rộng thị trường phân phối.
Nếu bạn là doanh nghiệp mới và chưa rõ bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục đăng ký mã số mã vạch nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm nhất.
